Pracownicy poznali smak i możliwości pracy w domu. Przyzwyczaili się, poukładali sobie dzień według własnych zasad. Dlaczego mają siedzieć teraz w biurze? Integracja stała się dużym wyzwaniem dla pracodawców w branżach, które w pandemii przestawiły się na zdalny model pracy. Muszą oni wypracować teraz nowe podejścia do komunikacji wewnętrznej, docierając do rozproszonych zespołów, odpowiadając na indywidualne potrzeby pracowników.
Według Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności w ostatnim kwartale 2020 roku zdalnie pracowało 1,6 mln osób, co stanowiło 9,7 proc. wszystkich pracujących. Czy obecnie możemy mówić o powrocie do ‘normalności biurowej’, znanej sprzed pandemii? Absolutnie nie. Po ponad roku wiele z tych osób przyzwyczaiło się do pracy w domu, doceniając jej zalety. Raport ClickMeeting z lutego 2021 pokazuje, że 54% badanych chce dalej korzystać z wirtualnego modelu pracy po zniesieniu ograniczeń. Najważniejszą zaletą według pracowników jest oszczędność czasu, wynikająca głównie z braku dojazdów – tak wskazało 72% ankietowanych. Wygodę pracy z domu (w rozumieniu organizacji miejsca pod swoje potrzeby) doceniało 63%, a prawie połowa (48%) wskazywała wyższą efektywność w wypełnianiu swoich obowiązków.
Patrząc na najnowszy raport Inquiry Market Research (publikacja: wrzesień 2021) widać, że już 63% pracowników chciała by zachować możliwość pracy zdalnej. Wygląda na to, że im bliżej godziny ‘0’, czyli realnych powrotów, tym większy odsetek osób deklaruje chęć pozostania, przynajmniej częściowo, poza biurem. Warto zauważyć, że są branże, które nie widzą sensu powrotu do biur, ponieważ dobrze czują się w obecnym trybie pracy. Przykładem ekstremalnym jest IT gdzie 93% specjalistów stawia na model elastyczny i nie wyobraża sobie pracy w pełni stacjonarnej. Według badania DataArt & Minds&Roses aż 64 proc. ankietowanych pracowników IT zacznie rozglądać się za nowym pracodawcą, gdyby obecny chciałby go zmusić do powrotu do biura. (KLIK).
Tak wygląda to od strony pracowników, a czy pracodawcy widzą to podobnie? Procenty się zgadzają. W trakcie pandemii 58% pracowników wg. raportu Antal & Corees Polska (KLIK) tęskniło za własnego miejscem i biurkiem w atrakcyjnej przestrzeni biurowej i równocześnie 56% pracodawców planowało utrzymanie dotychczasowych powierzchni. Jednak deklaracje pracodawców wahają się w różnych branżach. Widać branże, jak energetyka, czy transport, które po pandemii planują zwiększenie powierzchni biurowej oraz takie jak kancelarie prawne, czy firmy motoryzacyjne, które stawiają na pełny powrót do biura. Na przeciwnym biegunie jest marketing (w tym reklama, PR), który postawił zdecydowanie na ograniczenie powierzchni biurowej i dużą elastyczność w podejściu do miejsca pracy.
Która droga jest lepsza? Wygląda na to, że zmiany modelu pracy nie są czymś co rewolucjonizuje rynek pod kątem efektywności. Ze wspominanego wyżej raportu firmy Antal wiemy, że efektywność jest porównywalna w różnych modelach. Aż 92% pracodawców pozytywnie ocenia efektywność pracy zdalnej. Na drugim miejscu jest praca tylko w biurze wskazywana przez 87%. Najmniej efektywna jest praca hybrydowa – ale nadal 82% pracowników uznaje to ze efektywny model. Oznacza to, że wybór podejścia nie jest kwestią przyszłej wydajności, a wizji czy kultury organizacji. Najlepszy model powinien być pochodną tego jak słucha ona swoich pracowników i jak rozumie ich specyficzne oczekiwania. Jedno jest pewne – pracownik ma teraz wybór, a pracodawca, który chce widzieć swoich pracowników częściej na żywo niż na ekranie monitora, może zachęcać do przychodzenia, ale nie może tego kazać. Pracodawcy, którym zależy na satysfakcji pracy muszą dostosować się to nowych oczekiwań i przyzwyczajeń swoich pracowników. Należy jednak zrozumieć, że mają też swoje oczekiwania do tego jaki kształt ma ich firma i jak chce realizować ideę wspólnej pracy.
Kluczową kwestią jest więc znalezienie odpowiedniego tonu komunikacji wewnętrznej, który pogodzi potrzeby pracownika i racje pracodawcy. Warto wrócić do wspominanych już badań i zobaczyć, czy są jakieś napięcia odczuwalne przez obie strony, których wspólne przepracowanie, może stać się podstawą stworzenia inkluzyjnej komunikacji.
Już wiemy, że efektywność nie jest argumentem na który można postawić. Realizacja zadań w domu jest jednak okupiona rozciągnięciem godzin pracy. 56% respondentów uważa, że pracują dłużej w trybie zdalnym i narzeka na brak rozdzielenia czasu pracy od prywatnego.
Drugim ważnym tematem jest ‘wirtualność’ kontaktów i ich zadaniowość. Według badań 32% pracowników deklaruje duży brak relacji interpersonalnych. W raporcie dane z lutego 2021 r. pokazują wzrost o 10% w porównaniu do października 2020 roku. Po stronie pracodawców 35% negatywnie ocenia integrację między pracownikami w przypadku pracy zdalnej. Problem dotyczy także nowych pracowników, wprowadzanych dopiero do firmy, 29% pracodawców ocenia doświadczenia onboardingowe jako złe lub bardzo złe.
Wiemy więc, że zachęcając do powrotu do biura warto przywołać fakt, że dobrze skrojona i przygotowana przestrzeń biurowa pozwala efektywnie wypełnić swoje obowiązki. Oczywiście jeśli pracownik wie, że wraca do tego samego – tylko bardziej przykurzonego – biurka, które opuścił w 2020 roku, to nie będzie to wiarygodny komunikat. To samo, gdy liczba biurek została ograniczona i codziennością będzie poranna walka o najcichsze miejsce w zatłoczonym open-space. Zakładamy jednak, że pracodawcy mieli wystarczająco dużo czasu, aby dostosować swoje przestrzenie tak, żeby móc zaprosić do biura, które zapewni komfort wspólnej pracy, pozwoli znaleźć ciche miejsce, w którym zbierzemy myśli. Przygotowali także odpowiednie technologie pozwalające na bezproblemowe rezerwowanie miejsc, czy prowadzenie hybrydowych spotkań. I wreszcie zapewnili przestrzenie, które będą zachęcać do budowania wartościowych relacji z współpracownikami. To kluczowe, ponieważ drugi komunikat jest o tym, że obecność w biurze pozwala (od)budować relacje potrzebne zarówno do pracy jak i odpowiada na nasze głębokie społeczne potrzeby, jak ploteczki.
Krótko mówiąc, jeśli pracodawca chce widzieć swoich pracowników w biurze i uważa, że jest gotowy na ich przyjęcie, powinien postawić na narrację skupioną na człowieku, która pokaże (i przypomni pracującym w domu), że praca w biurze ma wiele zalet i benefitów z których warto korzystać. Dobra komunikacja wywoła… FOMO. W domu jest fajnie, ale chce przychodzić, bo są tam ludzie, ciekawe interakcje. Chcę przychodzić, bo dzieją się tam fajne rzeczy. Chce przychodzić, bo tam pracuje się przyjemnie i efektywnie. To zupełnie nowe i bardzo ciekawe wyzwanie dla działów zajmujących się komunikacją wewnętrzną. Wymaga to też ogromnego zaangażowania po stronie administracji, która odpowiada za wygląd i organizację biura. Zmiany jakie obserwujemy stawiają również nowe wymagania przed firmami zajmującymi się zarządzaniem i wynajmowaniem powierzchni, a także przed inwestorami, zastanawiąjącymi się jak powinno wyglądać biuro przyszłości. Pracujemy w ciekawych czasach.
Podsumowując. Pracodawca, który chce zadbać o ‘ducha’ wspólnej pracy musi świadomie podejść komunikacji back-to-office. Powinien uszanować argumenty tych, którzy wolą pracę z domu i zachęcać do przychodzenia poprzez język korzyści. Pracownicy, którzy widzą wartość pracy z biura z pewnością odbudują szybko poczucie wspólnoty, przy zachowaniu pewnego poczucia wolności jaką daje praca zdalna. Firma, która umie zachęcać do integracji, szybko wyprzedzi tę, która tylko tego oczekuje.
Źródła:
Raport ANTAL I COREES POLSKA, Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników
https://antal.pl/wiedza/artykul/ograniczenie-przestrzeni-biurowej-pracodawcy-mowia-nie
Raport ClickMeeting, Jak oceniamy pracę zdalną po roku pandemii? Kwiecień 2021
https://blog.clickmeeting.com/pl/raport-praca-zdalna
Raport Inquiry Market Research
https://www.rp.pl/rynek-pracy/art18880751-polacy-polubili-prace-zdalna-nie-chca-wracac-do-biur
Raport o pracownika IT
